Konsep Dasar Manajemen Proyek

NAMA    :   CHRISTIAN
NIM        :   12096595
KELAS   :   12.4J.07


Konsep Manajemen Proyek

manajemen proyek sistem informasiManajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

Dasar-Dasar Organisasional

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan organisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
1. Manajemen tingkat bawah (operasional)
  • Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar.
  • Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
  • Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.
2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)
  • Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untukmeminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas.
  • Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai standar.
3. Manajemen tingkat atas (strategik)
  • Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
  • Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah pengarahan dan perencanaan.
  • Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi perusahaan-perusahaan pesaing).

Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi

Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.

Kebijakan Sistem

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)
Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).
Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :
1. Merencanakan proyek-proyek siste.
Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :
  • Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan
  • Mengidentifikasi proyek-proyek sistem
  • Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
  • Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku)
  • Menetukan prioritas proyek-proyek sistem
  • Membuat laporan perencanaan sistem
  • Meminta persetujuan manajemen
2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan
Persiapan ini meliputi :
  • Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan)
  • Mengumumkan proyek pengembangan sistem
3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan
Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu :
  • Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem
  • Melakukan studi kelayakan
  • Menilai kelayakan proyek sistem
  • Membuat usulan proyek sistem
  • Meminta persetujuan manajemen

Perkiraan Proyek Sistem Informasi

Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya.
Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :
- Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek
- Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama
- Menggunakan teknik dekomposis
- Menggunakan satu atau lebih model empiris
Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :
1. Grafik Gantt
Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.
2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)
Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :
- Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas
- Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis
- Mudah menentukan waktu kendur
3. Penjadwalan proyek berbasis komputer
menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project.
Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :
1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.
2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).
3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).
4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.
5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.

    Lanjutkan Membaca...
    Diposting Oleh Adjie 22 Apr 2011 0 comments

    MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

    NAMA : HENDRI AJI SANTOSO
    NIM : 12096582
    KELAS 12.4J.07





    Saya akan sedikit mencoba menjabarkan atau menjelaskan tentang apa itu PMPSI dengan metode 5W1H agar bisa lebih mudah di jelaskan sehingga sobat bisa lebih mudah memahami apa sih PMPSI itu???
    Kebetulan Adjie dapat tugas untuk membuat artikel mengenai PMPSI, yah hitung hitung mulai aktif lagi setelah setahun kemarin blog Adjie bener bener out of maintenance...ckckckckck *setahungaadaartikel...
    Oke kita langsung aja masuk ke pembahasan yah, gaya bahasa nya sedikit dirubah agak santai biar enak :D *biarenakngetiknyabisaslankean haha ^^v
    Oke mulai aja deh, 5W1H diawali dengan kata What??
    What?? Apa??? Loh kok balik nanya :hammer
    Oke ,What, Apa, Apa sih PMPSI itu???
    Oke Adjie coba sedikit menuliskan apa yang Adjie ketahui untuk menjawab soal buatan Adjie diatas ntu....
    >> PMPSI merupakan singkatan dari Pengantar  Manajemen Proyek Sistem Informasi.... itu mah singkatannya atuh... =.=’  *iya adjie tau, sabar donk ah....ckckckck kita coba kupas per kata aja kali yah....
    Pengantar..ya sobat pasti ngerti lah artinya :D ,
    Manajemen merupakan cara atau teknis pengontroloan dari sesuatu sehingga apa yang direnanakan bisa berjalan dengan sebagaimana mestinya....
    Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002).  Sedangkan manajemen proyek adalah sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia yang berkompeten guna mengerjakan aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan berusaha untuk menggunakan sumber daya secara efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.
    Sistem Informasi sendiri memiliki definisi  >>  sekumpulan komponen dari informasi yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Komponen yang dimaksud adalah komponen input, model, output, teknologi, basis data (data base), kontrol atau komponen pengendali. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen.
    So, dari penjabaran per kata diatas kita (Adjie) mencoba menggabungkan dan menyesuaikan makna nya untuk membuat sobat (dan adjie sendiri tentunya) lebih mengetahui apa sih PMPSI itu???
    Oke based on true story (yaelah.... film kaliii) haha *canda dikit lah biar ga slek... :p
    Oke serius serius.....Berdasarkan pemahaman yang Adjie dapatkan (sedikit maksa) diatas, bisa disimpulkan bahwa PMPSI aka Pengantar Manajemen Proyek Sistem Informasi merupakan  ilmu yang membahas mengenai proses pengaturan / pengontrolan dari perencanaan/pembuatan/pengembangan/perawatan > sekumpulan komponen dari informasi yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Njelimet yah XD haduh haduh....
    Intinya nih PMPSI itu materi atau ilmu yang menjelaskan mengenai proses pelaksanaan serta pengaturan pembuatan atau pengembangan sekumpulan komponen dari informasi yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. :D terjawab sudah W yang pertama dari 5W1H :D

    Selanjutnya adalah W yang kedua.....
    W yang kedua  adalah WHO, siapa, siapa sajakah yang terlibat dalam manajemen proyek sistem informasi ??
    Terdapat empat komponen penting yang menjadi tujuan sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:
    a.    Proyek harus diselesaikan dan diserahkan  tepat waktu.
    b.    Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan
    c.    Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati
    d.   Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek
    Keempat komponen tersebut saling mempengaruhi satu sama lain dan dapat digambarkan dalam prisma segitiga.
    Untuk soal who, disini kita temukan ada 4 komponen penting yang menjadi tujuan sebuah proyek yaitu ruang lingkup(scope), waktu, biaya dan kualitas.
    Lanjut menuju W yang ketiga, yaitu When ...
    Kapan MPSI diterapkan...? MPSI diterapkan selama proyek berlangsung dari awal perencanaan proyek sampai akhir penutupan proyek sehingga tercapainya tujuan awal dibuatnya proyek tersebut...artinya selama sebuah proyek masih dipakai atau dibangun maka selama itu pula harus dimanajemen secara terus menerus.

    W yang keempat adalah where, dimana MPSI diterapkan , MPSI diterapkan di setiap pembuatan proyek sehingga proyek yang dibuat dapat lebih terorganisir dan selesai sesuai rencana.
    W yang kelima adalah why, mengapa kita memerlukan Manajemen di proyek Sistem informasi yang kita buat???
    Untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan manajemen yang terintegrasi, tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase:  
    a. Project Initiation (Inisiasi proyek): Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek.
    b. Project Planning (perencanaan awal proyek): Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.
    c. Project Executing (Pelaksanaan proyek): Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.
    d. Project Control (Pengendalian proyek) : Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.
    e. Project Closing: proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.

    Sekarang masuk ke kata terakhir yaitu How atau bagaimana...bagaimana proses manajemen proyek sistem informasi dapat diterapkan?
    Untuk yang satu ini adjie agak susha cari bahannya...kurang referensi :hammer untuk itu simak aja materi singkat dibawah ini ya... ^^
    Area Pengetahuan Manajemen Proyek

    Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas. Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

    Dengan memahami konsep dasar proyek diatas yang meliputi komponen tujuan,  proses pelaksanaan proyek maka sangat diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang harus dimiliki personel yang terlibat, khususnya manajer proyek, agar produk atau jasa yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang berkepentingan. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain:

    a. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan keterbatasan biaya dan waktu,
    b. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak belakang,
    c. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible) maupun yang tidak nyata (intangible).

    Yak kurang lebih segitu yang bisa Adjie jabarkan..mohon maaf apabila ada banyak kesalahan....silahkan dikomment di tempat yang sudah Adjie sediakan demi kemajuan blog kita ini ^^ terima kasih... ^^

    Lanjutkan Membaca...
    Diposting Oleh Adjie 14 Apr 2011 0 comments